Para saber qual o melhor regime tributário, primeiramente, defina o seu objetivo: pagar menos dentro da lei e simplificar a rotina. Em seguida, mapeie faturamento, margem de lucro, custos/folha e CNAE. Assim, você evita decidir apenas pela “alíquota da moda”.
Quando o Simples Nacional vale a pena
Em geral, até R$ 4,8 milhões/ano.
Além disso, é útil quando a folha ajuda a reduzir a alíquota (Fator R nos Anexos III/V).
Contudo, atenção: mudanças de faixa e anexos podem elevar a alíquota efetiva; e alguns setores pagam mais do que no Presumido.
Lucro Presumido, quando é mais vantajoso?
Em síntese, quando a margem é alta e há poucas despesas dedutíveis relevantes.
Por outro lado, a base “presumida” (ex.: 8% comércio, 32% serviços) pode ficar acima do seu lucro real se sua margem for baixa.
Além disso, PIS/COFINS é cumulativo (sem créditos), o que impacta negócios com insumos pesados.
Optando pelo Lucro Real
Tipicamente, quando a margem é baixa ou volátil e você tem muitas despesas dedutíveis.
Entretanto, exige contabilidade mais robusta e controles mensais; portanto, é mais complexo — mas pode reduzir muito o IRPJ/CSLL.
Regra prática rápida
Margem baixa e custos altos? Em geral, Lucro Real.
Margem alta, poucas deduções e operação simples? Frequentemente, Presumido.
Faturamento até R$ 4,8 mi, folha relevante e operação enxuta? Muitas vezes, Simples.
Contudo, existem exceções por CNAE, ISS/ICMS e benefícios locais.
Miniexemplo didático
Suponha margem líquida de 8% em serviços:
Se a presunção for 32% (Presumido), você “presume” mais do que lucra; portanto, tende a pagar a mais.
Nesse caso, Lucro Real pode ser melhor. Já no Simples, dependendo do anexo/faixa, pode ficar no meio do caminho — é preciso simular.
Erros comuns (evite!)
Decidir só pela alíquota nominal; por conseguinte, ignora-se a alíquota efetiva.
Ignorar créditos/deduções de PIS/COFINS no Real; assim, perde-se economia.
Desconsiderar o Fator R no Simples; consequentemente, cai-se no anexo menos vantajoso.
Não projetar crescimento; por fim, estourar faixas e pagar mais.
Passo a passo para decidir
Estime faturamento e margem dos próximos 12 meses.
Classifique corretamente o CNAE.
Simule os três regimes com faixas, anexos e PIS/COFINS.
Avalie retenções (ISS/INSS/IRRF) e benefícios locais.
Refaça a conta trimestralmente; assim, você corrige rota a tempo.
Em resumo: não existe “melhor” universal; existe o melhor para a sua estrutura. Portanto, simule antes de optar.
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Nota: Este conteúdo é informativo e não substitui uma consulta individual com o contador.